大西会計事務所

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今週の考える言葉「標準化」

考える言葉

標準化

   自分が今、抱えて込んでいる仕事のなかで、どうしても自分じゃないとダメな仕事って、どれくらいあるのだろうか?
 
   ある本の中に、「手離れが悪く、いつも仕事を抱え込んでバタバタしている人ほど、生産性が低い」と書いてあった・・・。一言でいうと、始末が悪く、賞味期限切れ的な仕事が多く、クレームになりやすいそうだ。
 
   仕事の経験が浅く、不慣れだから時間がかかってしまうのかというと、必ずしもそうではない。むしろ、本人に問うと「自分しかできない仕事だ」と思い込んでいて、部下や同僚に任せるとか、上司に相談することもしていないようだ。「自分でやればできる・・・」と考えており、若い人や部下に頼むと教えたりする手間などがかかり、面倒だと感じている節もある。
 
   つまり、仕事を慣れでこなしており、自分の知識や経験の「見える化」が出来ていないのである。だから、問題意識も持たないまま、日々の業務に取り組んでいる典型的なパターンであろう。一方、仕事の裁ける人間は、つねに自分の抱えている仕事の手離れを考えている人だ。つねに段取りを考えて仕事をおこない、仕事の”標準化”が実に上手い。
 
   さて、”標準化”について、少し考えてみたい。
 
   ここで言う、”標準化”とは「自分だけでなく誰がやっても同じ成果が出るように業務の段取りをおこなうこと」をいう。”標準化”をおこなう具体的な方法としては、手順やコツなどを明記したマニュアルを作成したり、チェックリストをつくったり、効率的な処理ができるようにツールを整えたりすることになる。
 
   次に、”標準化”することの効用について考えてみよう。
 
   まず、属人的に陥りがちなノウハウを共有化できるようになり、組織全体の業務効率が高まり、組織力が強化されるようになること。それから、個人においては仕事の手離れが容易になり、時間に余裕ができるようになること。(働き方改革にもつながる)さらに、”標準化”の仕組みが確立されると、組織も個人も時間的にもその他経営資源においても、余裕が生まれ、新しいことへのチャレンジする意欲が生まれてくるものと確信できる。
 
   つまり、仕事の”標準化”ができていない人は、心の余裕を持てずに、被害者意識に陥り、ネガティブになりやすい。即座に、改めたいと思う!